Oman osaamisen myyminen ilman yrityksen perustamista tarjoaa joustavan tavan hankkia tuloja. Kun työn suorittamisesta aiheutuu laitehankintoja, materiaaliostoja tai matkakuluja, nousee esille kysymys siitä, miten kevytyrittäjän kulut käsitellään verotuksessa. Yksityishenkilönä toimiminen ilman Y-tunnusta eroaa kirjanpitovelvollisesta yritystoiminnasta, mutta työn tekemisestä aiheutuneet menot voi silti vähentää verotuksessa.

Verohallinto kohtelee laskutuspalvelun kautta hankittua tuloa palkkana tai työkorvauksena. Työn tekemistä varten hankitut välineet ja toteutuneet menot ilmoitetaan henkilökohtaisella veroilmoituksella tulonhankkimismenoina. Kun perusperiaatteet ja ilmoituskäytännöt ovat selvillä, verovähennysten tekeminen sujuu vaivattomasti.

Mitä kuluja kevytyrittäjä voi vähentää verotuksessa?

Ilman Y-tunnusta toimittaessa kevytyrittäjän menot jaetaan kahteen kategoriaan: laskutuspalvelun kautta suoraan huomioitaviin eriin sekä henkilökohtaisella veroilmoituksella ilmoitettaviin tulonhankkimisvähennyksiin.

Laskutuspalvelun perimä palvelumaksu ja mahdolliset palvelun kautta hoidetut lakisääteiset vakuutusmaksut vähennetään bruttopalkasta jo palkanmaksuvaiheessa. Nämä ovat suoraan tulon hankkimisesta aiheutuneita menoja, joten niitä ei ilmoiteta uudelleen henkilökohtaisella veroilmoituksella.

Muut työtä varten tehdyt hankinnat, kuten työvälineet, ammattikirjallisuus ja suojavaatteet, ilmoitetaan omassa esitäytetyssä veroilmoituksessa. Verohallinto myöntää jokaiselle palkansaajalle automaattisesti 750 euron kaavamaisen tulonhankkimisvähennyksen. Henkilökohtaiset laite- ja tarvikehankinnat vaikuttavat verotukseen silloin, kun ilmoitettavien menojen yhteismäärä ylittää tämän omavastuurajan verovuoden aikana.

Työvälineet ja laitehankinnat henkilökohtaisessa verotuksessa

Työn suorittamiseen tarvittavat laitteet ja välineet, kuten tietokoneet, ohjelmistolisenssit, erikoistyökalut tai kuvauskalusto, voidaan ilmoittaa vähennyksinä verotuksessa. Olennaista on hankintojen suora yhteys tulon hankkimiseen sekä ammattikäytön todellinen osuus.

Pienhankinnat sekä työvälineet, joiden arvioitu käyttöikä on enintään kolme vuotta, voidaan vähentää kerralla sen verovuoden tulonhankkimismenoina, jolloin ostos on tehty. Arvokkaammat laitehankinnat, joiden käyttöikä on pitkä, vähennetään henkilökohtaisessa verotuksessa vuosittaisina poistoina Verohallinnon ohjeiden mukaisesti.

Laitteen käyttöaste vaikuttaa suoraan vähennyskelpoiseen osuuteen ostohinnasta:

• Pääasiassa ammattikäytössä oleva laite (yli 50 % ammattikäyttöä): Hankintamenosta voidaan vähentää 100 %.
• Osittaisessa ammattikäytössä oleva laite (enintään 50 % ammattikäyttöä): Hankintamenosta voidaan vähentää 50 %.

Kaikista työtä varten tehdyistä laite- ja tarvikeostoista on tärkeää säilyttää kuitit ja ostotositteet kolmen vuoden ajan verovuoden päättymisestä. Alkuperäinen tosite toimii selvityksenä menon suuruudesta ja ostoajankohdasta, jos Verohallinto pyytää lisäselvitystä.

Miten kevytyrittäjän matkakulut ja kilometrikorvaukset käsitellään?

Matkustaminen on monilla toimialoilla kiinteä osa toimeksiantojen suorittamista. Kevytyrittäjän matkakulujen käsittelyssä on oleellista erottaa toisistaan asiakkaalta laskutettavat matkakorvaukset ja omatoimisesti veroilmoituksella haettavat matkakuluvähennykset.

Kun matkakuluista on sovittu tilaajan kanssa toimeksiantosopimuksessa, ne voidaan lisätä myyntilaskulle. Jos laskutuspalvelu maksaa kilometrikorvaukset ja päivärahat verovapaasti palkanmaksun yhteydessä, edellytyksenä on, että Verohallinnon kriteerit tilapäisestä työmatkasta ja matkalaskun sisällöstä täyttyvät.

Jos matkakuluja ei ole sovittu laskutettavaksi asiakkaalta tai niitä ei voida maksaa verovapaina suorituksina, kulut ilmoitetaan henkilökohtaisella veroilmoituksella. Asunnon ja vakituisen työpaikan väliset matkat vähennetään halvimman kulkuneuvon mukaan vuosittaisen omavastuun puitteissa. Tilapäisille työnsuorituspaikoille tehdyt matkat ilmoitetaan toteutuneiden todellisten kustannusten mukaisesti.

Milloin kevytyrittäjän täytyy maksaa YEL-vakuutusmaksua?

Yrittäjän eläkevakuutus eli YEL muodostaa kevytyrittäjän sosiaaliturvan ja kerryttää eläkettä. Vakuuttamisvelvollisuus ei riipu valitusta laskutuspalvelusta tai siitä, toimitaanko Y-tunnuksella vai ilman. Velvollisuus määräytyy toiminnan keston ja työtulon määrän perusteella.

Eläketurvakeskuksen ohjeistuksen mukaan YEL-vakuutus on otettava, kun seuraavat lakisääteiset ehdot täyttyvät samanaikaisesti:

• Yritystoiminta tai kevytyrittäjyys kestää yhtäjaksoisesti vähintään neljä kuukautta.
• Työtulo ylittää lakisääteisen vuotuisen alarajan (9 423,09 euroa vuonna 2026).
• Työskentelijä on 18–69-vuotias (syntymävuodesta riippuen yläikäraja voi olla myös 68 tai 70 vuotta).

YEL-vakuutusmaksut ovat kokonaisuudessaan vähennyskelpoisia verotuksessa. Vakuutusmaksut ilmoitetaan henkilökohtaisella veroilmoituksella, jolloin ne pienentävät suoraan verotettavan tulon määrää. Tämä alentaa maksettavan tuloveron määrää ja kerryttää sairauspäivärahaa, vanhempainrahaa sekä eläkettä.

Miten Y-tunnuksen valinta vaikuttaa kulujen vähentämiseen?

Toimiminen ilman Y-tunnusta tai oman Y-tunnuksen kanssa vaikuttaa siihen, miten ja missä vaiheessa työn suorittamisesta aiheutuneet kulut käsitellään. Molemmissa toimintatavoissa kulut on mahdollista huomioida, mutta toimintatapa on erilainen.

Ilman Y-tunnusta toimiva kevytyrittäjä tekee laite- ja materiaalihankinnat yksityishenkilönä. Hankintojen arvonlisäveroa ei voi vähentää suoraan ostovaiheessa. Hankinnan kokonaishinta (sisältäen arvonlisäveron) ilmoitetaan henkilökohtaisella veroilmoituksella tulonhankkimisvähennyksenä, jolloin hyöty toteutuu henkilökohtaisen tuloverotuksen oikaisuna.

Y-tunnuksellisessa toiminnassa hankintojen sisältämä arvonlisävero voidaan vähentää suoraan yrityksen myynneistä tilitettävästä arvonlisäverosta, kun hankinnat liittyvät verolliseen liiketoimintaan. Tällöin kulu vähentää välittömästi maksettavan arvonlisäveron määrää kirjanpidossa.

Riippumatta valitusta toimintamallista laskutuspalvelun selkeät hallinnolliset veloitukset helpottavat toiminnan kannattavuuden arviointia. Voit tutustua palvelumaksuihin tarkastelemalla Laskuttamon hinnastoa.

Paljonko kevytyrittäjälle jää käteen laskutettavasta summasta kaikkien kulujen jälkeen?

Käteen jäävän palkan eli nettotulon määrään vaikuttavat monet erät. Asiakkaalta laskutettavasta summasta vähennetään ensin arvonlisävero, minkä jälkeen saadaan veroton liikevaihto.

Tästä summasta pidätetään laskutuspalvelun palvelumaksu sekä lakisääteiset vakuutusmaksut. Jäljelle jäävästä bruttopalkasta suoritetaan henkilökohtaisen verokortin mukainen ennakonpidätys. Kun huomioit lisäksi henkilökohtaiset laite- ja matkahankinnat, jotka ilmoitat veroilmoituksessasi, lopullinen veroprosenttisi ja käteen jäävä osuutesi täsmentyvät.

Omien menojen ja verovähennysten hallinta on suoraviivaista, kun perusperiaatteet ovat hallussa. Pidä kuitit ja ostotositteet tallessa, ilmoita työhön liittyvät hankinnat esitäytetyllä veroilmoituksella ja varmista, että saat täyden hyödyn sinulle kuuluvista vähennyksistä.